Annulation, replanification et remboursement des prestations.

Champ d’application

La politique de remboursement s’applique à l’ensemble des prestations de conseil, d’audit, de programme d’accompagnement, d’ateliers et de formations fournies par LignoGrid dans le cadre d’un contrat conclu avec une organisation cliente.

Elle complète les conditions de service et les conditions particulières de chaque contrat. En cas de contradiction entre cette politique et un contrat signé, ce dernier prévaut. Certaines clauses spécifiques (par exemple, en réponse à un appel d’offres) peuvent prévoir des dispositions différentes, qui sont alors expressément mentionnées.

Acomptes et facturation intermédiaire

Pour les missions de durée significative ou comportant un engagement pluri-mensuel, LignoGrid peut demander le versement d’un acompte au démarrage, ainsi que des facturations intermédiaires fondées sur des jalons. Les modalités et montants sont précisés dans la proposition et dans le contrat.

Sauf stipulation contraire, les acomptes versés correspondent à une réservation de capacité et couvrent les travaux préparatoires engagés. Ils ne sont pas remboursables, sauf en cas de manquement grave de LignoGrid ou d’annulation imputable à LignoGrid, tel que prévu ci-dessous.

Annulation par le client

Lorsqu’un client souhaite annuler une mission acceptée et planifiée, il doit en informer LignoGrid par écrit (notamment par email à [email protected]). La date de réception de cet écrit fait foi pour l’application des conditions suivantes, sauf dispositions contractuelles spécifiques :

• Plus de 30 jours avant le début planifié : l’acompte reste acquis à LignoGrid au titre des coûts de préparation et de réservation de capacité. Les factures émises pour des travaux déjà réalisés restent dues.
• Entre 30 et 15 jours avant le début planifié : l’acompte et, le cas échéant, une partie des honoraires prévus peuvent être facturés pour couvrir le temps déjà investi et la replanification des ressources.
• Moins de 15 jours avant le début planifié ou en cours de mission : les jours planifiés dans les 15 jours qui suivent peuvent être facturés intégralement, même en cas d’annulation, dans la limite des dispositions contractuelles.

Ces règles tiennent compte du fait que LignoGrid mobilise une équipe restreinte et bloque des créneaux calendaires qu’il n’est pas toujours possible de réaffecter à court terme.

Replanification à l’initiative du client

Lorsqu’un client souhaite replanifier des ateliers, réunions ou livrables, LignoGrid s’efforce de proposer de nouvelles dates compatibles avec les contraintes des deux parties. Si la replanification intervient tardivement et rend impossible l’affectation de la capacité initialement prévue à un autre projet, LignoGrid peut appliquer les mêmes principes que pour une annulation partielle.

Pour les séances d’une demi-journée ou d’une journée (par exemple, des ateliers ou formations), toute replanification demandée moins de cinq jours ouvrables avant la date prévue peut entraîner la facturation totale ou partielle de la journée, selon les termes contractuels.

Annulation ou report à l’initiative de LignoGrid

En cas d’événement indépendant de sa volonté (maladie, indisponibilité imprévue d’un intervenant clé, incident majeur, etc.), LignoGrid peut être amené à proposer un report de certaines séances ou à annuler une intervention planifiée.

• Lorsque cela est possible, LignoGrid propose une ou plusieurs dates de remplacement proches de la date initiale.
• Si aucun report raisonnable ne peut être convenu, les prestations non réalisées et déjà facturées peuvent faire l’objet d’un avoir ou d’un remboursement partiel.
• En tout état de cause, LignoGrid ne facture pas des interventions purement et simplement annulées de son fait, sauf si un autre accord est trouvé avec le client (par exemple, remplacement par un autre type de prestation).

Non-respect des obligations de paiement

En cas de retard de paiement significatif ou répété, et après mise en demeure restée sans effet, LignoGrid peut suspendre tout ou partie des prestations, voire mettre fin au contrat conformément aux conditions de service. Dans ce cas, les sommes correspondant à des prestations déjà effectuées ou à de la capacité réservée restent dues.

Les suspensions ou résiliations motivées par un défaut de paiement du client n’ouvrent pas droit à remboursement, sauf accord spécifique ou faute avérée de LignoGrid.

Remboursement partiel de prestations prépayées

Dans certains cas, les clients peuvent choisir de prépayer un volume de jours ou de sessions à utiliser sur une période définie. Lorsque ce volume prépayé n’est pas entièrement consommé, un remboursement partiel peut être envisagé dans les conditions suivantes :

• les prestations non utilisées ne doivent pas résulter d’une absence de disponibilité du client à des dates raisonnablement proposées ;
• les coûts fixes engagés par LignoGrid pour la période (par exemple, externalisations spécifiques, ressources dédiées) sont pris en compte ;
• le client formule une demande écrite en précisant les motifs et les périodes concernées.

Par défaut, les montants prépayés non utilisés peuvent être transformés en avoir et imputés sur des missions futures, dans un délai à convenir entre les parties, plutôt que remboursés en numéraire.

Absence de droit de rétractation pour les clients professionnels

Les clients de LignoGrid agissent à titre professionnel. Sauf disposition particulière de la loi impérative, ils ne bénéficient pas du droit de rétractation prévu pour les consommateurs dans le cadre de contrats conclus à distance ou hors établissement.

Néanmoins, LignoGrid cherche, chaque fois que possible, à maintenir une relation équilibrée et à trouver des solutions pragmatiques lorsque des circonstances exceptionnelles surviennent (changement majeur de stratégie, restructuration, etc.).